viernes, 15 de junio de 2012


COMUNICACIÓN EFECTIVA.




La comunicación asertiva es cuando expresamos nuestras ideas, pensamientos, sentimientos, necesidades, preferencias y hasta nuestras opiniones de una forma clara, directa y honesta.
Actitudes que nos pueden ayudar y ser positivas en nuestra relación:Sonría.Interésese sinceramente por los demás.Recuerde que para toda persona su nombre es el sonido más dulce.Sea buen oyente. anime a los demás a que hablen de sí mismos.


"Gran parte de los problemas  de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones  y en la vida personal) está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo  de otros." Julio Olalla.
Los siguientes instrumentos de atención le ayudaran a recibir mejor los verdaderos mensajes que su contraparte está tratando de transmitir.
  • Estar motivado para escuchar. Ahora que ya sabe que la persona con la mayor información generalmente obtiene resultados superiores de la negociación, tiene un incentivo para ser un mejor escucha. Es prudente establecer metas acerca de todos los diferentes tipos de información que desearía recibir de su cliente. Entre más aprenda, mejores resultados tendrá. El verdadero reto aparece cuando debe motivarse a sí mismo para oír a alguien que no le agrada.
  • Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas. El objetivo es conseguir información más específica y depurada. Para lograrlo, tendrá que seguir interrogando a su contraparte. La secuencia de su interrogatorio deberá ir de lo general a lo específico y, finalmente, obtendrá los datos para tomar la mejor decisión. La segunda razón para proseguir su sondeo es que le ayudará  a descubrir sus necesidades y los deseos de su cliente.
  • Esté atento a los indicios no verbales. Aunque es básico escuchar lo que se está diciendo, resulta igualmente importante entender las actitudes y los motivos detrás de las palabras. Recuerde, en general, un negociador no expone su mensaje completo a través de lo que dice. Mientras el mensaje puede comunicar honestidad y convicción, los gestos de su oponente, sus expresiones faciales y el tono de su voz quizás transmitan duda.
  • Deje que su contraparte cuente primero su historia. Muchos negociadores han aprendido el valor de este consejo después de duras experiencias. Escuche recuerde que quien maneja la información maneja el poder.
  • No interrumpa a su cliente cuando esté hablando. Primero, es descortés. Segundo, podría estar cortando información valiosa que lo ayudará más adelante. Incluso si su cliente está diciendo algo incorrecto, permítale terminar.
  • No se distraiga. Cuando se encuentre negociando, trate de crear una situación en la cual pueda pensar claramente y evitar interrupciones. Éstas al igual que las distracciones, tienden a obstruir el desarrollo tranquilo de las negociaciones. 
  • No confíe en su memoria. Ponga todo por escrito. Si usted es capaz de corregir a su contraparte o refrescar su memoria con datos y números compartidos con usted en una reunión anterior, ganará una increíble credibilidad y poder. Poner las cosas por escrito puede llevarle unos minutos más, pero los resultados serán valorados en su momento.



    Imagen Directiva

    La identidad corporativa es un sistema de signos visuales que tiene por objeto distinguir-facilitar el reconocimiento y la recordación- a una empresa u organización de las demás. Su misión es, pues, diferenciar (base de la noción de identidad), asociar ciertos signos con determinada organización y significar, es decir, trasmitir elementos de sentido, connotaciones positivas; en otras palabras, aumentar la notoriedad de la empresa. Los signos de la identidad corporativa son de diversa naturaleza:
    Lingüística. El nombre de la empresa es un elemento de designación verbal que el diseñador convierte en una grafía diferente; un modo de escritura exclusiva llamada logotipo.
    Etimológicamente, la identidad puede expresarse con una ecuación muy simple: es el propio ser o el ente (lo que es, existe o puede existir) más su entidad (su esencia, su forma y valor). La identidad es, pues, la suma intrínseca del ser y su forma, autoexpresada en el conjunto de los rasgos particulares que diferencian a un ser de todos los demás. En esta línea de razonamientos, la idea de identidad supone la idea de verdad, o de autenticidad, puesto que identidad significa, sobre todo, idéntico a sí mismo: Identidad: ente + entidad = sí mismo (idéntico) La identificación es, por otra parte, el acto de reconocer la identidad de un sujeto, esto es, el acto de registrar y memorizar de modo inequívoco aquello que lo hace intrínsecamente diferente de todos los demás y, al mismo tiempo, idéntico a sí mismo (noción de unicidad). 

    Importancia
    La imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite quién es, qué es, qué hace y cómo lo hace. Muchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una buena imagen puede tener resultados inesperados en su negocio.
    Algunos de los aspectos que permiten transmitir una buena imagen empresarial, independiente del tamaño de su negocio.

    PROTOCOLO DIRECTIVO


    La protocolización en la empresa sirve  para optimizar el beneficio, 
    primera obligación a la que se enfrenta cualquier institución privada. Una 
    empresa que tiene una buena imagen ante sus clientes, proveedores o 
    personal, ve mejorada la confianza de todos estos colectivos en sus relaciones 
    comerciales, haciendo más fácil la consecución de sus compras y ventas. . En 
    definitiva, está consiguiendo optimizar su cuenta de resultados.

    Las funciones del Departamento de Protocolo:

    -Ofrecer una buena imagen de la empresa y sus ejecutivos en los actos 
    que ésta organice. 
    -Organizar actos de comunicación interno o externo. 
    -Estudio y formación sobre el conocimiento de otras culturas y 
    tradiciones distintas de los países con los que debe entablarse relación 
    empresarial.
    El Protocolo se encarga de  ordenar y dar prioridades según las 
    personas y las situaciones, pensando en jerarquías, cargos, sexo y edad.
    La idea, es que cada empresa cree su propio protocolo o conjunto de 
    normas y recomendaciones, aplicables a los actos públicos y privados, 
    organizados por ella. Deberá tener en cuenta la política global de ésta,  para 
    así sistematizar, por ejemplo, todos los actos públicos que realice con 
    empleados, clientes, proveedores y público en general, o ante entidades 
    gubernamentales o de organismos internacionales.

    ¿Qué papel desempeña el Jefe de Protocolo en la empresa?
    La persona que ostenta el cargo como Jefe de  Protocolo, no tiene 
    necesariamente, que ser halagador y condescendiente, lo que no quiere decir, 
    que sus dotes de simpatía,  de buena educación, y autoridad profesional,  le 
    posibilitarán puedan abrir muchas puertas.
    Lo que sería imperdonable a un Jefe de Protocolo, es no ser eficaz, pues 
    es el encargado de establecer unas directrices y un orden en el terreno 
    protocolario. Es un mundo  singular  con sus peculiaridades, y no se puede 
    establecer un ordenamiento apriorístico,  porque luego las circunstancias, 
    muchas veces, obligan a cambiarlo. Por eso, el arte del protocolo, depende 
    en gran medida de la buena planificación previa y la  organización del que lo 
    dirige.
    Debe ser una persona tolerante, flexible y amable, para facilitar 
    soluciones que contenten a todos, debiendo  contar con un bagaje cultural 
    amplio. Ha de ser una persona preparada e instruida, conocer las tradiciones, 
    estar en una mejora continua y en definitiva, estar al día.



     
    CONDUCCION DE PRESENTACIONES ORALES YESCRITAS
    PRESENTACIONES ORALES
    Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oralprofesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar adesarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemanoy se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores queconducen a una presentación efectiva y exitosa.PASOS PARA PREPARAR UNA PRESENTACION ORAL1. CLARIFIQUE LOS OBJETIVOS Y DETERMINE LOS OBJETIVOSESPECÍFICOS:Al principio, es importante formular los objetivos generales y específicos quepretendemos desarrollar en nuestra presentación oral. Estos objetivos debieranservir como principios organizativos para el desarrollo de la introducción, delcuerpo principal y conclusión del mensaje.2. ANALICE LA AUDIENCIA:Al preparar la presentación, es importante considerar la composición de laaudiencia. Esto significa preguntarse qué es lo que sabemos con respecto alpúblico receptor de nuestro mensaje, cual su el nivel de conocimiento sobre eltema específico a tratar, cual es la actitud inicial que ellos debieran tener conrespecto al tema y qué recomendaciones debieran considerar. Use estainformación para adaptar su presentación a la concurrencia. Debe estar especialmente consciente de que las audiencias están generalmentecompuestas de personas que poseen distintos niveles de conocimiento,actitudes y valores.3. SELECCIONE SUS MATERIALES.Considerando que lo que Ud. presentará oralmente puede variar de algunamanera con el contenido escrito, debe tener claro qué informaciónincluirá/excluirá en su presentación. Una vez que está decidido, es útilconsiderar el tiempo que requerirá para desarrollar cada una de las áreasimportantes.4. ORGANICE SUS MATERIALES.Con respecto a la organización del material, es necesario determinar en primer lugar, el orden lógico en que irá el material seleccionado. Posteriormente usteddebe decidir "qué es lo que viene a continuación", es también importantepreparar (a) una sección introductoria con los puntos claves que se incluirán enla presentación y (b) una sección de conclusión que enfatiza los puntosimportantes discutidos. Es también importante prestar atención al uso apropiadode la transición de una idea a otra.TÉCNICAS PARA COMENZAR UNA PRESENTACIÓN ORAL1. Asegurar la atención y buena disposición de sus oyentes.2. Hacerlos sentir cómodos

    3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia.ALGUNAS ESTRATEGIAS ÚTILES PARA INICIAR UNA PRESENTACIÓN:1.REFERENCIA A MATERIAS O SITUACIONES ANTERIORES: Para preparar el ambiente de la presentación proporcionando información previa.Ejemplo: Yo estoy contento de estar aquí hoy día para comunicar a la Sociedadpara el desarrollo de la Administración, las innovaciones recientes en la prácticade la Administración.2. FORMULAR PREGUNTAS: Para hacer que la audiencia reflexione acerca deltema o de la discusión.Ejemplo: ¿Cuántos de Ustedes recuerdan lo que sucedía el verano pasado altener que esperar en largas filas para comprar un poco de gasolina?3. USAR CITAS TEXTUALES: para atraer la imaginación y la inteligencia delauditorio.Ejemplo: “Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos."4. USAR UN EJEMPLO: para motivar el interés en el tema.Ejemplo: John Jones es un típico hombre de negocios americano. El debe dineroa las tiendas, a las compañías de gasolina, al gobierno y al banco.5.- ESTABLECER UN PUNTO DE PARTIDA, COMO UN HECHO U OPINIÓN:Para despertar el interés de la audiencia.Ejemplo: El número de personas que murieron el año pasado en accidentesautomovilísticos es lo suficientemente grande como para poblar una ciudadamericana mediana.6.- USAR UNA REFERENCIA PERSONAL O DE BIENVENIDA: Para atraer a laaudiencia mientras se establecen relaciones positivas con ella.TÉCNICAS PARA TERMINAR UNA PRESENTACIÓN1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de su charla.2. Resumir los puntos claves que se discutieron.3. Comunicar un sentido de finalidad.INDICACIONES GENERALES PARA UNA PRESENTACIÓN
    Los gestos
    Contacto visual
    Ambiente físico



                        PRESENTACIÓN EFECTIVA


    • El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas
    frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis
    líneas de texto, no importa que un par de diapositivas
    tengan 8 líneas, pero que esto no sea la regla.
    Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía.



    La presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de, éste, debe debe hacer hacer comentarios comentarios adicionales.

    Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación                           

    Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato. 
    Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como 
    Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla
    sencillos.

    Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más 
    alejado del salón. Las combinaciones de mayúsculas y 
    minúsculas son las más legibles.


    Los diseños muy vistosos  y coloridos pueden opacar el 
    impacto del mensaje.         


    Use transiciones naturales, como el texto que cae o que 
    aparece desde la izquierda. Es más fácil leer cuando el 
    texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda 
    con las transiciones, pues no todas las diapositivas 
    requieren efectos especiales.

    Una presentación muy cargada distrae a la audiencia.


    Si el presentador se comunica con seguridad y transmite 
    sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a 
    darle mayor credibilidad y confianza. 

    El orador efectivo crea una conexión fuerte con la 
    audiencia y establece contacto visual con cada miembro.


    No se puede olvidar su primera 
    y mas útil herramienta audiovisual: 
    ¡uno mismo!.

    Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que 
    le permitan acercarse más a su audiencia.

    Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el 
    presentador además del contacto visual y el entusiasmo, 
    consiste en contar anécdotas personales.


    Seis pasos para lograr una presentación efectiva
    1.Empiece por el principio
    2. Sea informativo, No abrumador
    3. Prepare una visión general de la
    presentación
    4. Prepárese para su presentación 
    como si usted fuera un actor.
    5. Párese y haga su presentación 
    de manera clara y comprensible
    6. Tenga un plan B



    ENTREVISTA


    La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.
    Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.
    Otra definición sencilla sería:
    La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.
        EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.
        EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.
    Funciones de la Entrevista:
    Existen cuatro funciones básicas y principales que cumple la Entrevista en la investigación científica:
    • Obtener información de individuos y grupos
    • Facilitar la recolección de información
    • Influir sobre ciertos aspectos de la conducta de una persona o grupo (opiniones, sentimientos, comportamientos, etc.)
    • Es una herramienta y una técnica extremadamente flexible, capaz de adaptarse a cualquier condición, situación, personas, permitiendo la posibilidad de aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que pueden encontrar la persona entrevistada.
    Ventajas:
    • La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar
    • La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuesta escrita
    • Su condición es oral y verbal.
    • A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.
    La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.
    Desventajas:
    • Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.
    • Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.
    • Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.
    • Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.
    • Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales, económicos, sociales, etc.
    Normas para la Entrevista
    Para llevar a cabo una buena Entrevista es necesario tener en cuenta las siguientes normas:
    • Aborde gradualmente al interrogado, creando una corriente de amistad, identificación y cordialidad.
    • Ayude al interrogado para que se sienta seguro u locuaz.
    • Déjelo concluir su relato ayúdelo luego a completarlo concretando fechas y hechos.
    • Procure formular las preguntas con frases fácilmente comprensibles, existen formulaciones embarazosas con carácter personal o privado.
    • Actúe con espontaneidad y franqueza, y no con astucias o rodeos.
    Tipos de Entrevista:
    Entrevista estructurada:
    Llamada también formal o standarizada. Se caracteriza por estar rígidamente estandarizada, se plantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o más alternativas que se les ofrecen.
    Para orientar mejor la Entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada libertad para formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.
    Entre las ventajas que tiene este tipo de Entrevista, se mencionan:
    • La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo.
    • El entrevistador no necesita esta entrenado arduamente en la técnica.
    • Hay uniformidad en la información obtenida.
    Entre las desventajas se tienen:
    • Es difícil obtener información confidencial.
    • Se limita la posibilidad se profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.


    Entrevista no estructurada
    Es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación rigen a las preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio.
    Entre las ventajas de este tipo de Entrevista se tienen:
    • Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.
    • Permite profundizar en temas de interés.
    • Orienta posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.
    Entre sus desventajas se mencionan:
    • Se requiere de mayor tiempo.
    • Es más costoso por la inversión de tiempo de los entrevistadores.
    • Se dificulta la tabulación de los datos.
    • Se requiere mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema.
    Dentro de la Entrevista no estructurada se comentarán tres tipos de: Entrevista a profundidad, Entrevista enfocada y Entrevista focalizada.
    Entrevista a Profundidad
    Es una técnica para obtener que una persona transmita oralmente al entrevistador su definición personal de la situación. La Entrevista comprende un esfuerzo de inmersión (más exactamente re-inmersión) del entrevistado frente a/o en colaboración con el entrevistador que asiste activamente a este ejercicio de representación casi teatral.
    La Entrevista a profundidad, al igual que la observación puede plantearse holísticamente, pero también puede ceñirse a un solo acto, experiencia social (entrevistada enfocada).
    La diferencia más marcada resulta del grado de dirección-no dirección que se pueda imprimir a la misma y que oscila desde la entrevista en al que el actor lleva la iniciativa de la conversación, hasta aquella en al que el entrevistador sigue un esquema de preguntas, fijo en cuanto al orden, contenido y formulación de las mismas.
    Entrevista Enfocada:
    Se puede decir que la Entrevista enfocada, es una Entrevista en profundidad pero específicamente dirigida a situaciones concretas. Va dirigida a un individuo concreto, caracterizado y señalado previamente por haber tomado parte de la situación o experiencia definida.
    A diferencia de la Entrevista a profundidad, la Entrevista enfocada no revive toda la vida, sino la reconstrucción de una experiencia personal concreta. De alguna manera el entrevistador conoce de antemano directa o indirectamente, esta situación con los elementos, procesos y estructura total de la misma y la ha analizado sistemáticamente. En base de este análisis es que se elabora la guía de preguntas.
    Entrevista Focalizada:
    Es una forma de llevar la Entrevista en profundidad en forma grupal. La Entrevista en grupo ofrece unas oportunidades de conocimiento y de análisis que la Entrevista individual no ofrece. La experiencia en grupo promueve un ambiente en el cual se intercambian puntos de vista, los individuos encuentran una mayor facilidad de reflexión sobre el tema tratado.
    La Entrevista con un grupo de tiene lugar entre un moderador y un grupo que no se conocen de antemano, y lo deseable es que las personas del grupo no se conozcan entre sí. Este tipo de Entrevista requiere de una gran experiencia por parte del entrevistador.
    La Entrevista es también una técnica excelente para ser utilizada con el fin de estudiar situaciones-problema y para explorar una determinada problemática poco conocida por el investigador y que luego será motivo de estudios más profundos y sistemáticos.
    La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes proporcionan los datos.
    La Entrevista como objetivos tiene que es eficaz para obtener datos relevantes, para averiguar hechos, fenómenos o situaciones sociales.
    El arte de la Entrevista en el campo de la investigación consiste, en última instancia, en lograr respuestas validas y fiables, acerca de aquello que se quiere conocer.
    CONCLUSION
    La Entrevista es una forma de interacción social, donde el investigador se sitúa frente al investigado y le formula preguntas.
    Como instrumento de la investigación social la Entrevista tiene una gran importancia ya que esta permite obtener determinadas conclusiones sobre lo que se esta investigando.
    En síntesis el investigador debe estar en la capacidad de poder manejar esta técnica ya que esto le es de gran ayuda al momento de realizar su investigación.

    CONDUCCIÓN DE JUNTAS.

    Muchas empresas en nuestro país padecen de un muy serio problema que es el manejo de sus juntas de trabajo; constantemente escuchamos a los trabajadores quejarse porque en su trabajo se sufre de - “juntitis” - “juntas para esto”, “juntas para aquello”, y “juntas para lo demás” - “en mi empresa tenemos juntas para todo”; “solo se pierde el tiempo con tantas juntas”; “no se para que tantas juntas, si nunca se hace nada”, etc, etc.

    Es verdad, las juntas son una verdadera calamidad para muchos ejecutivos y empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos compromisos.

    Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, o para lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe.
    Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones:
    § Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)
    § El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes a la reunión
    § No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas.
    § El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
    § No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
    § No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
    § Discutir demasiado tiempo el tema de - “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los